ERP系統(tǒng)能為印包企業(yè)帶來什么？
ERP系統(tǒng)能夠保證信息傳遞的準(zhǔn)確性和及時性，有效提高工作效率，這個作用是顯而易見的。但企業(yè)的良性發(fā)展，既要有效率還要有控制，平衡兩者的關(guān)系也至關(guān)重要。ERP系統(tǒng)能夠提高企業(yè)的控制力嗎？ERP系統(tǒng)對內(nèi)控系統(tǒng)的建設(shè)能帶來哪些幫助？筆者認(rèn)為，合理完整的內(nèi)部控制應(yīng)包括控制環(huán)境、風(fēng)險評估、控制活動、信息與溝通、監(jiān)控等多個方面。
營造精益環(huán)境
有效提高員工的誠實性，這是我們常說的企業(yè)文化層面的內(nèi)容。作為信息管理系統(tǒng)，ERP系統(tǒng)似乎與之沒有直接關(guān)系。但隨著ERP的建立，員工所有的工作行為都將有跡可循、有所制約，這將有益于塑造誠信的企業(yè)文化。同時，ERP還固化了許多標(biāo)準(zhǔn)化的工作程序，如按照生產(chǎn)計劃與庫存情況精確采購、在多品種小批量訂單模式下合理安排生產(chǎn)任務(wù)等程序，極大地提高了員工的勝任能力，有效推進(jìn)企業(yè)從粗放式管理向集約化管理的轉(zhuǎn)變。
此外，ERP系統(tǒng)還對企業(yè)內(nèi)部風(fēng)險發(fā)揮著重要作用。ERP里有一部分報表與流程是專門用以分析內(nèi)部風(fēng)險的，例如庫存上下限的分析、生產(chǎn)進(jìn)度分析、業(yè)務(wù)訂單的履約能力與贏利能力分析等。而對于一些操作性風(fēng)險，如交貨期推遲、生產(chǎn)物資供應(yīng)不及時、產(chǎn)品質(zhì)量存在問題、生產(chǎn)成本波動較大等，ERP也可以得出量化的指標(biāo)。通過對這些內(nèi)部風(fēng)險的有效識別和分析，印刷企業(yè)可以及時采取應(yīng)對措施。
實施有效控制
ERP系統(tǒng)的建立可以幫助印刷企業(yè)建立一些標(biāo)準(zhǔn)化的控制程序，使一些受人為因素影響較大的或者人工操作難以實現(xiàn)的要求得以有效落實。例如業(yè)績評價就可以將實際業(yè)績與經(jīng)營指標(biāo)、財務(wù)指標(biāo)等不同標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行比較。
在控制活動中，還有很關(guān)鍵的一環(huán)就是實現(xiàn)“不相容職責(zé)分離”，如授權(quán)、執(zhí)行、記錄、監(jiān)督等不能由同一人兼任。ERP系統(tǒng)就有著清晰的職責(zé)劃分與授權(quán)體系，印刷企業(yè)完全可以遵循ERP的脈絡(luò)完成這項控制活動。
同時，ERP系統(tǒng)還是一個提供內(nèi)部信息、規(guī)范內(nèi)部信息的系統(tǒng)。印刷企業(yè)合理使用ERP，可以借助ERP系統(tǒng)擬定相關(guān)制度，并以ERP系統(tǒng)為載體，將制度和數(shù)據(jù)運(yùn)行于企業(yè)的各項經(jīng)營管理活動中。通過ERP系統(tǒng)的運(yùn)行，員工將更好地了解企業(yè)的管理制度，了解自身的工作職責(zé)，了解其工作如何與前后工序的人員進(jìn)行銜接等，規(guī)范地參與到企業(yè)的業(yè)務(wù)流程中。
持續(xù)監(jiān)督管理
持續(xù)監(jiān)控存在于印刷企業(yè)的每項日常業(yè)務(wù)活動中。如果沒有ERP系統(tǒng)，企業(yè)的監(jiān)控活動就存在較大的盲目性和隨機(jī)性，沒有科學(xué)的標(biāo)準(zhǔn)，要么流于形式，難以發(fā)揮應(yīng)有作用；要么幾方各持己見，難以達(dá)成共識。通過建立ERP系統(tǒng)，各職能部門的業(yè)務(wù)活動形成了有機(jī)的整體，并建立了天然的相互制約和監(jiān)控。如ERP系統(tǒng)中的生產(chǎn)計劃銜接業(yè)務(wù)與生產(chǎn)部門，物資需求銜接生產(chǎn)與采購部門、資金計劃銜接業(yè)務(wù)部門與財務(wù)部門，以翔實的記錄為依據(jù)，以科學(xué)制訂的計劃為準(zhǔn)繩，就可以實現(xiàn)相互之間持續(xù)有效的監(jiān)控。
可以說，ERP系統(tǒng)影響著內(nèi)控建設(shè)的每一個方面。但是上了ERP系統(tǒng)，并不代表實施了有效控制，只有用好ERP系統(tǒng)，才能更好地提高企業(yè)的控制力，使企業(yè)在快速發(fā)展的道路上走得更穩(wěn)、更遠(yuǎn)。
